Accord de sous-traitance (DPA)

Le responsable de traitement est l’utilisateur de LogiKit, bailleur ou gestionnaire, particulier ou professionnel (« le Responsable »). Le sous-traitant est [nom et prénom à compléter], entrepreneur individuel, éditeur de LogiKit (« LogiKit »).

LogiKit traite les données personnelles que le Responsable saisit, importe ou fait déposer dans son espace, uniquement pour lui fournir le service. L’accord s’applique pendant toute la durée d’utilisation du compte, puis jusqu’à la suppression des données prévue à l’article 11.

Les traitements correspondent aux fonctions utilisées par le Responsable :

Candidats, garants et cautions, locataires et colocataires, occupants, signataires des documents, et toute autre personne dont le Responsable saisit les données dans le cadre de sa gestion locative.

Identité et coordonnées ; situation professionnelle et ressources ; pièces justificatives prévues par le décret n° 2015-1437 ; données du bail et du logement ; échéances, paiements et quittances ; relevés bancaires importés par le Responsable ; journaux de signature électronique.

Aucune catégorie particulière de données (santé, origine, opinions, religion, vie sexuelle…) ni donnée relative aux infractions n’est attendue : le Responsable s’engage à ne pas en collecter via LogiKit.

LogiKit ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable. Ces instructions résultent des présentes conditions, des réglages du compte et des actions effectuées dans l’application. Les règles de conservation par défaut (article 11 et politique de confidentialité) sont des instructions que le Responsable peut raccourcir en supprimant lui-même les données.

Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, LogiKit en informe le Responsable. LogiKit ne transfère pas les données hors de l’Union européenne en dehors des cas listés à l’article 13, sauf obligation légale dont il informerait le Responsable au préalable.

Les personnes autorisées à accéder aux données pour le compte de LogiKit sont soumises à une obligation de confidentialité et n’y accèdent que lorsque c’est nécessaire au support, à la sécurité ou au fonctionnement du service.

LogiKit met en œuvre les mesures de l’article 32 du RGPD adaptées au risque, notamment :

Le Responsable autorise de manière générale LogiKit à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés sur la page Engagement RGPD, avec leur finalité et leur localisation. LogiKit leur impose par contrat des obligations équivalentes à celles du présent accord et reste responsable de leur exécution.

LogiKit informe le Responsable par email de tout ajout ou remplacement de sous-traitant au moins 30 jours avant qu’il ne prenne effet. Le Responsable peut s’y opposer pendant ce délai pour un motif lié à la protection des données ; à défaut d’accord, il peut fermer son compte sans frais.

LogiKit aide le Responsable, par des fonctions de l’application ou sur demande, à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Une demande reçue directement par LogiKit lui est transmise sans délai.

LogiKit fournit au Responsable les informations utiles à une analyse d’impact (AIPD), notamment pour l’étude des candidatures, et à ses échanges avec la CNIL.

LogiKit notifie au Responsable toute violation de données personnelles le concernant sans délai injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Elle permet au Responsable de notifier la CNIL dans les 72 heures lorsque c’est requis.

Candidatures refusées : les données et pièces du candidat sont supprimées automatiquement 90 jours après le refus.

L’accès d’un ancien locataire au portail est désactivé 12 mois après sa date de départ.

Jusqu’à la fermeture du compte, le Responsable peut télécharger ses documents. À la fermeture, les données sont supprimées de la base et effacées des sauvegardes au plus tard 14 semaines après, sauf obligation légale de conservation à la charge de LogiKit.

LogiKit met à disposition du Responsable, sur demande à contact@logikit.fr, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Responsable peut réaliser ou faire réaliser un audit une fois par an, à ses frais, moyennant un préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret et sans accès aux données des autres clients.

Les données sont hébergées en France. Les traitements réalisés hors de l’Union européenne par certains sous-traitants ultérieurs, et leurs garanties (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types), sont indiqués sur la page Engagement RGPD.

Si le Responsable active le connecteur MCP, il choisit seul le fournisseur d’assistant IA, qui agit sous sa responsabilité. LogiKit transmet uniquement une projection minimisée et pseudonymisée de ses données, en lecture seule, et cesse tout transfert à la révocation de l’accès.

Le Responsable informe les personnes concernées du traitement de leurs données, ne collecte que les données et pièces autorisées (notamment par le décret n° 2015-1437 pour les candidatures), ne pose aucune question discriminatoire, respecte les durées de conservation qui s’imposent à lui et répond aux demandes d’exercice des droits.